Etapy rejestracji spółki z o.o.
Proces zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością cechuje się złożonością i wysokim stopniem sformalizowania. Poprzedzony jest dokonaniem szeregu czynności zgodnie z uregulowaniami zawartymi w Kodeksie spółek handlowych i to właśnie od ich poprawnego wykonania uzależnione jest czy cała procedura zakończy się owocnie w postaci rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Wyróżnić można zasadniczo dwa etapy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pierwszy etap obejmuje czynności przygotowawcze, których efektem jest zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Następnie dochodzi do przejścia do drugiego obowiązkowego stadium, w którym spółka funkcjonuje jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Na tym poziomie dokonywane są główne niezbędne czynności, których skuteczne przeprowadzenie daje efekt w postaci zakończenia drugiego etapu, poprzez wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego i osiągnięcie docelowej postaci posiadającej osobowość prawną spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Tym samym do założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagane jest:
- zawarcie umowy spółki;
- wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienie nadwyżki, z uwzględnieniem art. 158 § 11;
- powołanie organów spółki;
- wpis do Krajowego Rejestru Sądowego .
Zawarcie umowy spółki
Pierwszym etapem tworzenia spółki cywilnej jest zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W kolejnych artykułach szczegółowo zostanie omówione w jakiej formie powinna być zawarta umowa i jaka powinna być jej treść.
Należy jednak pamiętać, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może funkcjonować także jako spółka jednoosobowa. Wtedy nie dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy kilkoma wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, lecz złożenia jednostronnego oświadczenia o zawiązaniu spółki.
Wniesienie wkładów na pokrycie kapitału zakładowego
Minimalny kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością został ustalony na kwotę w wysokości 5.000 złotych. Wkład, w zależności od charakteru spółki, mogą być przybierać różną postać – pieniężną lub rzeczową.
Warto w tym miejscu wspomnieć o funkcjach jakie kapitał zakładowy pełni w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Pierwsza z nich wynika bezpośrednio z charakteru spółki kapitałowej, w której kapitał wiedzie prym nad substratem osobowym. Oznacza to, że de facto pozycja wspólnika w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością uzależniona jest od wartości nominalnej jego udziałów.
Kolejną funkcją jest funkcja gwarancyjna, która związana jest z ograniczoną odpowiedzialnością wspólników za długi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, co powoduje, że kapitał spółki jest w pewnym sensie chroniony przez wspólnikami, którzy co do zasady nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki.
Trzecia funkcja kapitału to funkcja ekonomiczna, która wiąże się z tym, że majątek spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma służyć finansowaniu jej działalności i z tego względu tylko spółka (poprzez zarząd) może nim dysponować.
Wszystkie wkłady powinny być wniesione przed zarejestrowaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (a w zasadzie przed złożeniem wniosku o zarejestrowanie spółki), a łączną wartość wkładów odpowiadać musi co najmniej wysokości kapitału zakładowego. Każdy ze wspólników musi wnieść do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wkład w wysokości odpowiadającej co najmniej łącznej wartości nominalnej jego objętych przez niego udziałów. W przypadku wspólników, którzy są zobowiązani do wniesienia wkładów w wysokości przewyższającej wartość obejmowanych udziałów, to kwota to również powinna być wpłacona przez zarejestrowaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i zostać przelana na kapitał zapasowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością potwierdzają wobec sądu rejestrowego prawidłowość pokrycia kapitału zakładowego. Pamiętać należy, że to na nich spoczywać będzie odpowiedzialność za fałszywe dane zawarte w oświadczeniu spółki oraz zawyżania wniesionych wkładów niepieniężnych wniesionych do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Powołanie organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Kolejnym niezbędnym elementem do wykonania przed dokonaniem rejestracji jest powołanie organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to jest zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej.
O ile powołanie zarządu jest obligatoryjne, o tyle powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest fakultatywne i zależy od wielkości spółki.
Oznacza to, że obowiązkowo organy nadzoru muszą być powołane w przypadku spółek, które łącznie spełniają dwa warunki – to jest kapitał zakładowy przekracza 500.000,00 złotych, a liczba wspólników jest wyższa niż 25.
W zależności od charakteru prowadzonej działalności, może się okazać, że obowiązek powołania rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) wynika z przepisów szczególnych. W pozostałych przypadkach uzależnione jest to od decyzji założycieli spółki formułujących treść umowy spółki.
Powołanie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Jak już wcześniej była mowa zarząd jest organem obligatoryjnym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i to od samego początku funkcjonowania spółki jeszcze jako spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Wynika to w głównej mierze z opisanych wcześniej obowiązków zarządu w postaci chociażby potwierdzenie wniesienia kapitału zakładowego spółki.
Skład osobowy zarządu z reguły ustalany jest w drodze głosowania wspólników, ale umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może przewidywać także inny sposób wyboru reprezentacji. W przypadku pierwszego składu zarządu najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wskazanie go już w akcie notarialnym obejmującym umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Powołanie rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej
W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w których działają organy nadzoru skład pierwszej rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej z reguły wskazywany jest już na etapie podpisywania umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeśli umowa nie zawiera takich postanowień to skład ustalony jest w przewidzianej do tego formie, co potwierdzone musi zostać stosownym dokumentem (np. uchwałą wspólników podjętą w ramach zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością).
Zarejestrowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w KRS
Ostatnim koniecznym do przedsięwzięcia krokiem w celu rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jej rejestracja w sądzie rejestrowym właściwym ze względu na siedzibę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Obowiązek zgłoszenia spółki spoczywa na zarządzie i musi to nastąpić najdalej w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki.
Załączniki do wniosku o zarejestrowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w KRS stanowią:
- umowa spółki;
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
- dowód ustanowienia członków organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli nie nastąpiło to w umowie spółki z wyszczególnieniem składu osobowego;
- lista wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich podpisana przez wszystkich członków zarządu;
- adresy członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Co za tym idzie wniosek rejestrowy składa się na urzędowym formularzu KRS-W3, a wraz z nim formularze załączników: KRS-WE - dotyczącym wspólników spółki, formularza KRS-WM - zawierającego dane o przedmiocie działalności spółki oraz formularza KRS-WK stanowiącego informację o osobach uprawnionych do jej reprezentowania.
Dodatkowo czasami może być potrzebne dodatkowo przedłożenie również innych formularzy dotyczących rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak choćby przy tworzeniu oddziałów spółki czy też powołaniu prokurentów, których symbole są wskazane w druku wniosku rejestrowego.
Pamiętać należy, że formularze podpisują wszyscy członkowie zarządu. Do wniosku należy dołączyć również koniecznie dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 500 zł,
W przypadku, gdy sąd stwierdzi w zgłoszeniu braki wezwie spółkę do jego usunięcia w wyznaczonym odpowiednio terminie. Nie spełnienie tego wezwania sądu skutkować będzie odmową wpisu do rejestru.
Z chwilą wpisu spółka w organizacji osiąga swoja finalną postać spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i nabywa osobowość prawną.
Podsumowanie
Jak widać proces rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga dużej skrupulatności i cierpliwości. Ze względu na niezwykle złożony charakter całego wyżej opisanego procesu wprowadzono nowe rozwiązanie, które jest odpowiedzią na bieżące trendy i zmianę podejścia funkcjonowania przedsiębiorców, którzy coraz częściej przenoszą swoją działalność w przestrzeń wirtualną.
Następujący w XXI wieku szybki rozwój oraz informatyzacja sprawiły, że istniej obecnie uproszczona procedura rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie teleinformatycznym. Na ten temat znajduje się na stronie www inny artykuł.